Doctor HORACIO ULISES BARRIOS SOLANO, Premio Nacional de Ciencia “JOSÉ CECILIO DEL VALLE”
Con motivo de la creación en 1948 del Consejo Internacional de Archivos, por la UNESCO el 9 de junio se celebra el Día Internacional de los Archivos. Esta fecha pretende promover el valor de estas instituciones al servicio de la investigación, la cultura, la memoria, y la transparencia, en tal virtud hagamos memoria de la Historia del Archivo. Veamos: [1]“El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza. Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por las civilizaciones egipcia y griega, se tiene constancia de la existencia de archivos y de fondos organizados.
Los primeros documentos son documentación legal (leyes), documentación de control de las personas (padrones), documentación de hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad). También hay mucha documentación militar (registros de soldados, quintas) y mucha documentación privada.
Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur han dejado muestras de la existencia de archivos en la antigüedad: archivos reales, de los templos e incluso bancarios. Las excavaciones de Ugarit son las únicas que han dejado constancia de la organización de los fondos.
El reparto de la documentación en las salas es buen ejemplo del respeto y conservación de los archivos bajo una clasificación rigurosa. Pero desconocemos su clasificación original y por tanto los criterios empleados. En total se han excavado cerca de 400.000 tablillas de arcilla. Los Sumerios, los Arcadios y los Babilonios escribían sobre ellas. Eran tablas rectangulares con esquinas redondeadas y se escribía estando blandas. Escribían con un punzón metálico. Se usaba la escritura cuneiforme. A veces se escribía sobre madera, marfil y pieles.
Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escribas. Eran una clase dirigente que se originan en el servicio a los templos. En Ur, el archivero era además inspector de canales. Se crean depósitos especiales para los archivos. Se buscaba que tuvieran una climatización adecuada. Las tablillas se colocaban en las paredes sobre estanterías de obra recubiertas de asfalto. También se colocaban en nichos independientes. Se les mete en cajas de madera, cestas de paja, jarras de arcilla
Los documentos normalmente eran de acceso restringido. Solamente podían utilizarlo sus productores y los oficiales de la administración con autorización previa. Destacaban el archivo de Ebla (23 Antes de Cristo) con 17.000 tablillas de arcilla. Se encontraron libros con contabilidad, registros de transacciones mercantiles, estatutos de gobierno y tratados de esta ciudad con otras de su entorno. En Mari, en el 1700 A- de C- se encontraba Iasim Sumus, el primer archivero del que tenemos noticia.
En Roma, se empleaban tabletas de madera, bien albas, bien [2]ceratas. Las albas se empleaban cuando el documento se quería que tuviera una duración indefinida. Las ceratas se usaban para documentación que no se quería conservar indefinidamente. Los primeros archivos romanos son los públicos. El primero es el archivo del tesoro (Aerarium). Estaba situado en el templo de Saturno. Recogía toda la documentación económica de la República y los comentarios de los cuestores, además de las sentencias del Senado. También había archivos especializados como el de los Tribunos de la Plebe. Estaba en el Templo de Ceres. Era independiente, porque no se fiaban de los Senadores. Pensaban que podían destruirse los registros electorales y las resoluciones favorables a la Plebe. También existía el archivo de los Censores en el Templo de las Ninfas. Se conservaban los registros de los cabezas de familia. También existía el archivo de los Pontífices. Recogía toda la documentación necesaria para la elaboración del calendario. Además, en este archivo se recogían todas las fórmulas sagradas que se utilizaban en los sacrificios y los informes que los Pontífices redactaban sobre los problemas legales.
En el año 78 Antes de Cristo, se construye el [3]Tabularium, el Archivo Central de Roma. Se construye en pleno Foro junto al Senado. Tuvieron la previsión de construirlo en piedra.
Junto a estos archivos públicos, en cada casa existía un archivo familiar llamado Tablinun. Estaban situados junto al altar de los dioses familiares. El personal de archivos estaba liderado por los cuestores. Los que se encargaban del archivo eran los librarios o secretarios.
Con la llegada del Imperio, se crean los archivos provinciales, y se crea el archivo del César, y se crean secciones distintas como milicia, hacienda, patrimonio y diplomática
Se desarrollan los archivos del notariado. A partir de Justiniano, aparece el notario, que se encarga de dar fe de documentos privados. Antes existían los documentos emanados del gobierno central. Aparecen los archivos de protocolos.
El archivo en esta época se definía como lugar sagrado y los papeles tanto públicos como privados obtenían custodia y seguridad. El acceso estaba reservado a determinados funcionarios y la documentación pública era un instrumento para el ejercicio del poder. Sus archivos estaban centralizados hasta que Justiniano estableció que debería de existir uno por cada provincia.
En el siglo XX, se crean archivos intermedios, que conservan documentos que ya no tienen valor administrativo pero que todavía no se sabe si se van a conservar o no. En su primera mitad se caracteriza por la consolidación de los avances experimentados y una producción profesional más abundante. La archivística se debate entre lo decimonónico y la modernidad. En los países desarrollados aumenta la sensibilidad social por los archivos. La Profesión continua sin despegarse de su adscripción a la documentación histórica.
Crecen los archivos privados por la creación de las distintas Leyes de Archivos. Un carácter importante de los archivos en el siglo XX, es el carácter que le da la legislación. Identifica que es un documento de archivo. Las necesidades de la administración obligan a la profesión a replantearse sus presupuestos, ya que abarcan desde las oficinas hasta la conservación definitiva.
Otra cosa importante es la creación de redes y de sistemas de archivos. Una red, es un conjunto de instituciones archivísticas que tienen un convenio entre sí. Para que haya una red, tiene que haber un acto jurídico para que el archivo se comprometa a participar. Un sistema de archivo es un conjunto de elementos que componen la política archivística de un país determinado. Tiene que haber una Ley de Archivos y una red de archivos y unas prácticas archivísticas comunes. También componen el sistema de archivos el personal y los archivos.
La Segunda Guerra Mundial marca el despegue de la archivística por la necesidad de investigar y difundir el conocimiento y la expansión de la democracia como modelo de organización social. Por ello la archivística y los profesionales varían considerablemente.
La literatura profesional se dispara y evoluciona al ritmo de las nuevas necesidades y el campo de actuación de la archivística se ha extendido al de la Administración. La ampliación del mundo archivístico ha llevado a la participación del mundo profesional y las nuevas tecnologías han abierto campos inéditos como el audiovisual y la informática.
Las necesidades informativas y el derecho al libre acceso han creado el campo del derecho y ha dado lugar a un nuevo concepto sobre usuarios. El mundo archivístico desborda el ámbito nacional y trasciendo a lo universal.
Hasta el comienzo del siglo XX, los archivos estaban aislados porque funcionaban por libre. Con la llegada del siglo XX, se acaba el aislamiento de los archivos, ya que se creen redes de cooperación y sistemas de archivos.
En la actualidad el entorno de los archivos se encuentra en plena transición, mientras los archivos en formatos como el papel aún requieren de ser controlados y administrados, un volumen inconmensurable de documentos de archivo se están produciendo en el ambiente digital. Ello obliga a que los responsables del manejo y control de archivos cuenten con habilidades que le permitan operar en ambos entornos y a estar actualizados en temas relacionados con el entorno digital para la producción, conservación y preservación de los archivos.
Ahora más que nunca es necesario que el mundo comience a adaptarse al entorno digital que está más que presente en muchos ámbitos, siendo la gestión documental uno de los primeros pasos que deben dar. La gestión documental se basa en las normas aplicadas a esta manera de gestionar los documentos propios de una organización. Pero no solamente se busca el almacenamiento de estos documentos; también debe ser posibles recuperarlos, eliminar los que no sean necesarios o facilitar el extracto de información. Con la transformación digital, han surgido diferentes programas informáticos que proporcionan una solución intuitiva y eficaz para implementar la gestión documental.
[1] Miguel Ángel Fernández García
[2] Las ceratas se usaban para documentación que no se quería conservar indefinidamente. Los primeros archivos romanos son los públicos. El primero es el archivo del tesoro (Aerarium).
[3] Archivos imperiales recibieron el nombre de Tabularium Sanctuarium caesarisi y custodiaban todos los documentos públicos y privados relativos al Emperador
